اهمیت نگهداری دفتر صورتجلسه شرکت

Your Message Sent Successfully

Ali Ahmari Moghaddam /
5130 Views

اهمیت نگهداری دفتر صورتجلسه شرکت

مواقعی وجود دارند که ممکن است طبق آن از یک شرکت خواسته شود تا ثابت کند که آن شرکت طبق مقررات ثبت شده است، یا اینکه شواهدی ارائه دهد مبنی بر اینکه اقدامات خاص شرکت توسط مدیر و سهامدار به طور مناسب تایید شده است. مواردی از چنین موقعیت‌هایی می‌تواند بررسی‌ها و حسابرسی‌های دولتی یا حتی برخی فعالیت‌های مالی مانند افتتاح حساب بانکی یا درخواست وام یا خط اعتباری به نام آن شرکت باشد. درنتیجه، شرکت های کانادایی، صرف نظر از اندازه آن ها چه به صورت فدرال یا استانی ثبت شده باشند، موظفند سوابق شرکتی خود را به درستی در یک دفتر صورتجلسه نگهداری کنند.

اغلب، افراد سعی می‌کنند با ثبت شرکت به صورت مستقل یا با کمک اشخاص ثالث مانند حسابداران یا شرکت‌های آنلاین، در هزینه‌های قانونی صرفه‌جویی کنند. در حالی که صرفه جویی در هزینه ها قابل درک است، اغلب این افراد در رابطه با ضرورت نگهداری دفتر صورتجلسه به شکلی درست و سازماندهی شده آگاه نیستند یا توصیه های مناسب را دریافت نمی کنند، بنابراین سازماندهی دفترصورتجلسه شرکت به صورت کامل پس از ثبت آن شرکت نادیده گرفته می شود.

چه شرکت فقط یک سهامدار یا سهامداران بسیاری داشته باشد، و چه یک مدیر یا مدیران متعددی داشته باشد، نگهداری دفترصورتجلسه شرکت یک ضرورت محسوب میشود.

برای شرکت‌های ثبت‌شده در انتاریو، انجام الزامات ثبت سوابق براساس قانون شرکت‌های تجاری آنتاریو R.S.O. 1990, c. B.16

و همچنین برای شرکت هایی که بر اساس قانون شرکت های تجاری کانادا به صورت فدرال ثبت شده اند اجباری میباشد.R.S.C., 1985, c. C-44

از آنجا که نگهداری درست از دفترصورتجلسه شرکت طبق قانون الزامی شده است، دلایل بسیارزیادی برای به روز نگه داشتن صورتجلسه شرکت شما وجود دارد.

دفتر صورتجلسه چیست ؟

دفتر صورتجلسه یک دفتر کلاسوری است که اسناد ثبتی ضروری و دیگر اسناد کلیدی شرکت از جمله قوانین شرکت، و همچنین تصمیمات مدیران و سهامداران را نگهداری و ساماندهی میکند. هرچند بتازگی دفترهای صورتجلسه مجازی نیز رایج شده‌اند که امکان دسترسی به دفتر صورتجلسه شرکت را به صورت مجازی بدون نیاز به نمونه فیزیکی اصلی می‌دهند.

شرایط حقوقی یک شرکت را می توان با بررسی دقیق و جامع دفترصورتجلسه و اسناد موجود در آن مشاهده کرد و همچنین میبایست تمامی اسناد مهم شرکت و تصمیمات گرفته شده اعم از صدور سهام، وام ها ، توافق های سهامداران، معاملات مالی عمده و پرداخت پاداش و سود سهام ثبت و ضبط شوند.

چرا نگهداری دفتر صورتجلسه با اهمیت است؟

ما در این قسمت برخی از دلایل را شرح میدهیم که بیان میکند چگونه نگهداری یک دفتر صورتجلسه به طور صحیح، میتواند یک شرکت را از عوارض احتمالی محافظت کند و به عملکرد تجاری ان کمک کند.

مشروعیت اقدامات شرکت ها

به منظور مؤثر و معتبر ساختن تصمیم های سهامداران و مدیران، تصمیمات آنها میبایست با صدور مصوبه به ثبت برسد. در هر یک از جلسات سهامداران و مدیران یک شرکت، معمولاً یک نفر یادداشت‌ها (معروف به "صورتجلسه") را از نتیجه بحث‌های مربوط به جلسه (برای مثال تصمیم ها) یادداشت و در دفتر صورتجلسه مکتوب میکند. این کار تضمین می کند که شرکت از قوانین قابل اجرا مانند قانون شرکت های تجاری کانادا و قانون شرکت های تجاری آنتاریو، قوانین شرکت آن و اساسنامه های مربوط به ثبت شرکت تابعیت میکند.

بنابراین هرگونه تصمیمات مهم مدیران و سهامداران باید با مکتوب کردن تصمیمات در دفتر صورتجلسه ثبت شود. در غیر این صورت، این تصمیمات می تواند نامعتبر محسوب شود.

افتتاح حساب بانکی

برای افتتاح حساب بانکی، بانک باید اطمینان حاصل کند که شرکت به طور قانونی به ثبت رسیده است و دارای اعتبار و مجوز شرکتی مناسب است. دفتر صورتجلسه ای که به اندازه کافی مستند و به روز باشد، این تضمین را می دهد که شرکت برای افتتاح حساب بانکی مجاز است.

گرفتن وام

در مورد اختصاص وام به یک شرکت، بانک اقدامات محتاطانه بیشتری را در مقایسه با افتتاح حساب اتخاذ می کند و بررسی می کند که آیا شرکت وام گیرنده دارای جایگاه قانونی مناسب برای قرض وام میباشد یا خیر.

یک وکیل که از جانب بانک عمل می کند، به طور معمول با بررسی دفتر صورتجلسه شرکت به این موارد رسیدگی می کند و اطمینان حاصل میکند که قوانین شرکت و اعتبارات مناسب شرکت به صورتی است که شرکت بتواند درخواست وام کند.

وکیل در زمان ارائه نظر حقوقی خود تعیین خواهد کرد که آیا شرکت دارای قدرت، اختیار لازم برای دریافت وام از بانک است و اینکه آیا قرارداد تضمینی صادر شده از بانک با اساسنامه و قوانین شرکت در تضاد است یا خیر. شایان ذکر است که بررسی دفتر صورتجلسه یک شرکت، بخشی ضروری از دقت یک وکیل در رابطه با معاملات مربوط به رهن یا وام شرکت محسوب میشود .

فروش شرکت و افزایش سرمایه

برای آن دسته از افراد سهامدار شرکتی که تمایل به فروش بیزینس خود را دارند یا بودجه شرکت خود را از طریق یک فرد سرمایه‌دار افزایش می‌دهند، نگه‌داری یک دفتر بروز و سازمان‌دهی شده نقش مهمی را ایفا میکند.

در معاملات خرید یا فروش سهام یا دارایی شرکت، وکیل خریدار دفتر صورتجلسه شرکت را بررسی می کند. در ارزیابی وکیل ، درصورت به هم ریخته بودن دفتر صورتجلسه، ممکن است معامله به تاخیر بیفتد یا حتی پیش نرود. همچنین، سرمایه‌گذاران، به طور معمول با بررسی دفتر صورتجلسه، حقوقی که به هر طبقه ی خاص از سهام مربوط میشود را به طور دقیق بررسی می‌کنند.

اختلافات مربوط به سهامداران

با توجه به تصمیماتی ازجمله انتشار سهام، سود سهام و وام سهامداران که توسط سهامداران تایید می شوند، اگر تصمیم مناسب سهامداران به صورت کتبی نوشته و امضا نشده باشد، می تواند منجر به اختلاف نظر و ایجاد چالش از طرف سهامداران ناراضی شود که ادعا می کنند که اختیارات شرکتی مناسب برای اقدامات مذکور داده نشده است. این نوع اختلافات می تواند موجب هزینه های قانونی و دردسرهای واقعی برای شرکت شود.

در نهایت، زمانی که صاحبان بیزینس نیاز فوری به سازماندهی دفتر صورتجلسه شرکت خود را دارند، مانند زمانی که یک معامله در دست اقدام باشد، زمان و هزینه حقوقی برای بازبینی و ساماندهی دفتر توسط وکلا می تواند هزینه دار باشد. بنابراین، برای بیزینسها عاقلانه است که دفتر صورتجلسه خود را پس از ثبت شرکت دائماً به روز کرده و بطور دقیقی آن را سازماندهی کنند.